Jeden Tag das gleiche Spiel: Unzählige neue E-Mails warten im Postfach darauf, bearbeitet zu werden. Das kostet Zeit und Energie und es lenkt immer wieder ab. Diese Tipps geben Zeit zurück und helfen, den Stress zu reduzieren.
Ich liebe Struktur und Ordnung, mein E-Mail-Postfach hatte damit lange Jahre wenig zu tun. Mehr als 2000 E-Mails tummelten sich permanent in meinem Posteingang, viele davon uralt. Ein großes Sammelsurium wichtiger und unwichtiger Mails.
Das sorgte ständig für ein flaues Gefühl in meiner Bauchgegend. Mir war eigentlich klar: Ich wollte mich endlich mal deren Bearbeitung widmen. Doch der Berg wurde immer größer und ich immer bewegungsunfähiger. Aufschieberitis war mein bester Freund und der Blick in meine Inbox verstärkte täglich meinen inneren Stress.
Adieu Chaos
Seit einem Jahr zaubert mir der Blick in mein Postfach nun ein Lächeln aufs Gesicht. Ich bin auch ein wenig stolz: Gähnende Leere soweit das Auge reicht, nicht mehr als fünf E-Mails tummeln sich in meinem Posteingang.
Sollte deine Inbox ebenso voll sein wie meine damals, können wir das heute noch gemeinsam ändern. Denn ich habe ein paar Tipps für dich zusammengestellt, die mir dabei geholfen haben, mehr Zen am Arbeitsplatz zu finden – und speziell Ordnung in mein E-Mail-Postfach brachten.
Allerdings erfordert es etwas Zeit, diese Tipps anzuwenden. Das Tolle ist jedoch: Diese Arbeit investierst du nur einmal. Du wirst mit deutlich weniger Stress und einem befreiten Gefühl belohnt. Und hast du dir einmal diese neue Routine angewöhnt, macht es richtig Spaß sie auch einzuhalten.
10 Tipps für mehr Zen im Posteingang
1. Zusammenfassen
Wie viele E-Mail-Adressen nutzt du? Schaue dir deine Accounts einmal an. Brauchst du sie wirklich alle? Sicher kannst du einige davon löschen. Gebe den verbliebenen Adressen neue Funktionen, wie zum Beispiel Privataccount, Geschäftsaccount oder Internetaccount mit dem du dich bei allen Services im Netz anmeldest.
2. Struktur
Lege dir ein neues Postfach an, in dem du wichtige Mails archivieren kannst. Mein wichtigster Ablage-Ordner heißt „Archiv“. Solltest du schon Ordner angelegt haben, macht es Sinn, diese noch einmal genau zu überdenken: Behalte so wenig Ordner wie möglich.
3. Konsequenz
Melde dich von allen Newslettern ab, die du nicht liest oder die dich nicht interessieren.
4. Regeln
Erstelle regelmäßig neue Junk-Filter, um ungewollten Spam direkt in den Papierkorb zu befördern.
5. Pflege
Auch dieser Schritt kostet einmalig etwas Zeit, erspart dir jedoch später viel suchen: Ein gut geführtes Adressbuch ist ungemein hilfreich. Übertrage alle wichtigen E-Mail-Adressen deiner Kontakte in dein virtuelles Adressbuch. Und wenn du eine neue Visitenkarte erhältst, trägst du die Kontaktdaten am besten auch sofort ein.
6. Entscheidung
Gehe deine Mails erneut durch und überlege bei jeder einzelnen, was du damit machen möchtest: beantworten, später lesen, speichern oder löschen.
7. Action
Beantworte alle Mails, deren Bearbeitung nicht länger als zwei Minuten dauert. Wichtig dabei: Halte dich kurz und beantworte eventuell aufkommende Fragen gleich mit. Das ist ein wichtiger Punkt, denn du vermeidest so im Vorfeld zeitfressenden Mailverkehr.
8. To-Do und Warteliste
Einige Mails erfordern weitere Handlungen von dir. Bei anderen wartest du vielleicht noch auf eine Antwort. Mit den meisten E-Mail-Programmen lassen sich E-Mails farblich markieren. Wähle zum Beispiel für alle ausstehenden Handlungen – also einer Art To-Do-Liste – eine rote Markierung. Für alle E-Mails, für die du noch Antworten erwartest – also deiner Warteliste – wählst du dann vielleicht gelb. Sobald die E-Mails bearbeitet oder beantwortet sind, löscht du die Markierung und sortierst sie ggf. in den Archivordner. So können diese Mails im Posteingang bleiben, werden aber deutlich hervorgehoben. Ziel sollte sein, dass du weniger als drei unmarkierte E-Mails im Posteingang hast. Dort können diese dann bleiben, bis du eine Antwort erhalten hast.
9. Zwischenlager
Alle E-Mails, die du lesen möchtest, kannst du in einem speziellen Ordner oder ausgedruckt in einer Klarsichthülle zwischenlagern. Immer, wenn du Wartezeiten hast, nehme dir einen Teil daraus vor. Auch hier gilt: Alles, was nach zwei Wochen nicht gelesen ist, wird entsorgt. Überlege dir daher genau, ob du es innerhalb der nächsten zwei Wochen lesen wirst.
10. Archiv
Alle Mails, die gespeichert werden sollen, wandern in dein neu erstelltes Postfach. Bei mir heißt es wie erwähnt „Archiv“, aber natürlich kannst du es so nennen, wie du willst. Alle anderen und nicht markierten E-Mails kannst du nun löschen.
Verhaltensmuster
Zu guter Letzt, hinterfrage noch dein generelles E-Mail-Verhalten: Wie häufig rufst du deine Mails ab? Tust du das auf dem Computer oder auf dem Handy? Lässt sich das Abrufen auf dreimal täglich reduzieren? Wenn etwas brennend wichtig ist, und die Beantwortung nicht prompt erfolgt, bekommst du wahrscheinlich sowieso noch einen zusätzlichen Anruf.
Da ich meine E-Mails auch gerne auf dem Handy abrufe, habe ich mir diese Routine auch dort angewöhnt. Und ich habe die Einstellungen verändert, so dass gelöschte Mails auf dem Handy automatisch auch auf dem Computer gelöscht werden. Das funktioniert, indem das Konto als IMAP statt POP eingerichtet wird.
Durch diese veränderte E-Mail-Routine habe ich meinen täglichen Stress massiv reduziert. Ich bin produktiver und kann fokussierter arbeiten. Und du schaffst das auch! Und du wirst sehen: Die neue Klarheit in deinem E-Mail Account überträgt sich auf deinen Geist. Wenn du magst, lies meinen passenden Artikel: „Routinen ändern: Habit-Tracker-Vorlage für positive Gedanken„.
Erfahre hier, was Minimalismus mit Mut zu tun hat oder was Minimalismus mit Mut zu tun hat. Weitere Inspirationen: Minimalistisch leben: 25 Tipps und Ideen für mehr Klarheit und Minimalismus im Kopf: 5 Impulse für mehr Leichtigkeit oder Minimalismus für Einsteiger: innere Räume schaffen.
Sind diese Tipps hilfreich für dich um deinen täglichen E-Mail-Stress zu reduzieren? Ich freue mich auf deinen Kommentar!
Foto: Stefanie Adam
Merke dir den Beitrag auf Pinterest: Klicke auf das Bild
